VOCÊ TEM REALIZADO REUNIÃO DE EQUIPES PRODUTIVAS?

Reunião de equipe pode ser muito produtiva ou um desastre completo, e sabe por quê? Porque na maioria das vezes elas são realizadas sem o seu devido planejamento.

Como já mencionado, a primeira coisa a definir é o planejamento, para as reuniões, uma vez que a equipe está realizando projetos, com prazos pré-estabelecidos, não podendo perder perde-los.

Tendo o cronograma de cada fase do projeto pronto, é preciso distribuir às incumbências da equipe.  Nesse momento, prepare-se o e-mail com a pauta já definida para a reunião sendo encaminhada a equipe, para que cada membro possa se preparar e trazer suas ideias e sugestões para aprimorar a realização e execução do projeto.

Essa ação vai trazer a sensação de pertencimento da equipe, coloque nesse e-mail ainda o horário de início e de termino, uma reunião produtiva leva uma hora, se passar disso o foco foi perdido. Tenha isso em mente.

Como é sua responsabilidade gerir a reunião, prepare-se para ela, monte a apresentação de forma clara e objetiva, contendo no primeiro slide a pauta da reunião, e nos seguintes sendo distribuídos conforme a pauta apresentada, isso vai facilitar muito a sua linha de raciocínio e o andamento da mesma.

Ao final de cada slide abra para a colocação da equipe. Dessa forma todos estarão envolvidos e atentos ao que esta sendo abordado. Não se esqueça de anotar as colocações feitas, use a tecnologia ao seu favor nesse momento.

No último slide coloque as atribuições da equipe, discriminando o que será de competência de cada um, contendo o prazo de entrega que a equipe terá que cumprir.

Reunião finalizada faça o relatório e o distribua á equipe para que fique oficialmente registrado, saiba que a responsabilidade de fazer o relatório, é de quem está gerenciando a reunião.

Se durante a reunião as discussões forem um pouco acalorada, não leve para o lado pessoal, entenda o que está sendo colocado para que possa se posicionar. É um processo de saber ouvir entender e ai sim responder, não atropele ninguém, ao final da fala de cada um você entra com suas considerações de forma mais calma e embasada. Se estiver equivocado, admita o erro, jamais tente por a culpa dos seus erros no outro, isso abala sua liderança.

Reconheça a evolução e responsabilidade da sua equipe, não só para eles, mas para os seus superiores diretos. Isso da confiança a equipe na sua liderança.

Por Fim, não se esqueça de produzir uma pesquisa com no máximo cinco perguntas, referente a reunião para que você possa aprimorar esse processo durante seu gerenciamento.  

A pesquisa É um ótimo canal de comunicação entre você e a equipe, lembre-se que ela deve ser preenchida de forma anônima, para que a equipe se sinta a vontade para expor seus pontos de vista. 

Pronto! Com esses passos simples, você realizou uma reunião de equipe produtiva.

Nos vemos no próximo post.